POLÍTICA DE
TRATAMENTO
DE DADOS PESSOAIS
POLÍTICA DE TRATAMENTO DE DADOS PESSOAIS
- Termos e Condições –
- 1. COMPROMISSO
O presente documento reflete o compromisso da INOVTRAD - Tradução, Formação e Serviços, Unipessoal Lda., NIPC 508172586, doravante designada INOVTRAD, em informar de forma transparente sobre os dados pessoais que trata e em que condições, que medidas de segurança implementa, quais os mecanismos que disponibiliza para o exercício dos direitos dos titulares de dados pessoais, bem como os procedimentos internos desenvolvidos, de modo a cumprir com o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD) e demais legislação aplicável.
- 2. DISPOSIÇÕES CHAVE
Responsável pelo tratamento: A pessoa singular ou coletiva, a autoridade pública, a agência ou outro organismo que, individualmente ou em conjunto com outras, determina as finalidades e os meios de tratamento de dados pessoais.
Subcontratante: Uma pessoa singular ou coletiva, a autoridade pública, agência ou outro organismo que trate os dados pessoais por conta do responsável pelo tratamento destes.
Dados pessoais: Informação relativa a uma pessoa singular identificada ou identificável (titular dos dados); é considerada identificável uma pessoa singular que possa ser identificada, direta ou indiretamente, em especial por referência a um identificador, como por exemplo um nome, um número de identificação, dados de localização, identificadores por via eletrónica ou a um ou mais elementos específicos da identidade física, fisiológica, genética, mental, económica, cultural ou social dessa pessoa singular.
Tratamento: Uma operação ou um conjunto de operações efetuadas sobre dados pessoais ou sobre conjuntos de dados pessoais, por meios automatizados ou não automatizados, tais como a recolha, o registo, a organização, a estruturação, a conservação, a adaptação ou alteração, a recuperação, a consulta, a utilização, a divulgação por transmissão, difusão ou qualquer outra forma de disponibilização, a comparação ou interconexão, a limitação, o apagamento ou a destruição.
Violação de dados pessoais: Uma violação da segurança que provoque, de modo acidental ou ilícito, a destruição, a perda, a alteração, a divulgação ou o acesso, não autorizados, a dados pessoais transmitidos, conservados ou sujeitos a qualquer outro tipo de tratamento.
- 3. PRINCÍPIOS GERAIS
Os tratamentos de dados pessoais realizados pela INOVTRAD obedecem aos seguintes princípios fundamentais:
- Princípio da Licitude e Transparência: Os dados pessoais serão tratados se e na medida em que se verifique pelo menos um dos fundamentos previstos na lei, sendo os titulares dos dados informados de forma clara e concisa sobre os aspetos relevantes relacionados com o tratamento dos seus dados pessoais.
- Princípio da Finalidade: Os dados pessoais serão tratados unicamente para as finalidades que legitimaram a sua recolha.
- Princípio da Proporcionalidade e Limitação da Conservação: Os dados pessoais objeto de tratamento serão aqueles que se mostrem adequados e pertinentes, sendo conservados, exclusivamente, pelo tempo necessário.
- Princípio da Confidencialidade, Integridade e Disponibilidade: Os dados pessoais serão tratados de forma a garantir a sua segurança, através da criação de mecanismos de proteção, como seja: proteger contra o acesso ou divulgação não autorizado ou ilícito, proteger contra a modificação, perda ou destruição não autorizada ou acidental e assegurar que os dados se encontram disponíveis, sem demora indevida, ao titular dos dados, quando necessário e permitido.
- 4. CONFIDENCIALIDADE
A proteção da confidencialidade e da integridade dos dados é para a INOVTRAD considerada um dos pilares fundamentais na construção de relações de confiança com os seus clientes, colaboradores e parceiros de negócios. Deste modo, todos os interlocutores por si selecionados estão obrigados à defesa e promoção da garantia da confidencialidade de todas as matérias referentes aos dados das pessoas envolvidas.
- 5. CATEGORIAS DE TITULARES
Os titulares dos dados pessoais são as pessoas singulares a quem os dados pessoais dizem respeito. Assim, considerando a sua área de atuação, a INOVTRAD pode tratar dados pessoais pertencentes a diferentes categorias de titulares de dados, como clientes, colaboradores de clientes, prestadores de serviços, trabalhadores da INOVTRAD ou candidatos a emprego.
- 6. TIPOS DE DADOS PESSOAIS
Dados pessoais são todas as informações relativas a uma pessoa singular identificada ou identificável.
A INOVTRAD apenas trata os dados que se mostrem adequados, pertinentes e limitados ao que é necessário relativamente às finalidades para as quais são recolhidos.
A INOVTRAD pode tratar as seguintes categorias de dados pessoais:
- Dados de identificação (exemplo: nome, naturalidade, data de nascimento, número de contribuinte, outros dados do cartão de cidadão ou passaporte);
- Dados de contacto (exemplo: número de telefone, morada, endereços de correio eletrónico e Skype);
- Dados de habilitação e situação profissional (exemplo: formação, qualificações, certificações, línguas);
- Dados profissionais (exemplo: categoria profissional e descrição da função);
- Dados bancários (exemplo: IBAN);
- Dados sensíveis (exemplo: saúde);
- Outros dados pessoais facultados e necessários ao desenvolvimento do serviço.
- 7. LEGALIDADE DO TRATAMENTO
A INOVTRAD poderá tratar os dados pessoais de acordo com os seguintes fundamentos de licitude:
- Execução contratual;
- Obrigação jurídica;
- Interesse legítimo;
- Consentimento.
- 8. FINALIDADE DO TRATAMENTO
No âmbito da sua atividade, a INOVTRAD poderá tratar os dados pessoais necessários à prossecução da sua missão e atribuições, tendo o tratamento dos dados pessoais as seguintes finalidades:
ü gestão administrativa e operacional da relação contratual;
ü execução pré-contratual e contratual,
ü tramitação da relação laboral;
ü gestão de candidaturas a emprego (recrutamento e seleção);
ü desenvolvimento de ações de informação (informação técnica);
ü promoção de marketing e prospeção comercial;
ü execução de obrigações legais;
ü prossecução de interesses legítimos.
- 9. PERÍODO DE CONSERVAÇÃO
A INOVTRAD apenas conservará os seus dados durante o período que se mostre necessário à prossecução das finalidades do tratamento a que se destinam ou durante o período que seja exigido por normas legais ou regulamentares aplicáveis.
10. CANDIDATOS A EMPREGO – RECRUTAMENTO E SELEÇÃO
A INOVTRAD, relativamente a candidaturas a vagas, poderá tratar os dados pessoais dos titulares que assumem a qualidade de candidatos, para desenvolver os respetivos processos de recrutamento e seleção. Nestes casos, o tratamento dos dados é necessário com vista à realização de diligências pré-contratuais a pedido do titular que, de forma expressa e livre, apresenta a sua candidatura.
Os dados pessoais serão conservados para esta finalidade durante 12 meses após o fim do processo de recrutamento e seleção.
Caso se verifique a admissão, os dados pessoais serão mantidos durante os prazos legais definidos, designadamente o previsto na lei laboral.
Por outro lado, com o envio de candidatura espontânea, a INOVTRAD pressupõe o conhecimento e aceitação da presente política de tratamento de dados pessoais.
Neste caso, os dados pessoais recolhidos através de uma candidatura espontânea poderão ser considerados para efeitos de processos de recrutamento e seleção enquadráveis na função identificada ou noutras afins ao perfil de competências do candidato.
Estes mesmos dados serão conservados por um período de 12 meses, a contar da data da receção da candidatura.
Na eventualidade da candidatura não se enquadrar na atividade da INOVTRAD, ou o perfil do candidato não se ajustar a nenhuma função ou categoria profissional da empresa, os dados pessoais serão imediatamente eliminados, após a sua análise.
11. TRANSFERÊNCIA E DESTINATÁRIOS
Na INOVTRAD, têm acesso a dados pessoais, os trabalhadores que deles necessitem para cumprir com as diligências ou obrigações pré-contratuais, contratuais ou legais. Adicionalmente, e com respeito pelo dever da confidencialidade e pelo princípio da finalidade, os dados poderão ser transmitidos para as seguintes entidades:
ü Entidades cuja cedência de dados seja obrigatória por motivo de execução de serviço/contrato;
ü Organismos ou autoridades públicas por motivo de obrigação legal;
ü Subcontratantes que procederão ao tratamento dos dados por conta da INOVTRAD e de acordo com as finalidades por esta determinadas.
A transmissão de dados para países fora da União Europeia só ocorre quando tal seja necessário para a execução de serviço, por exigência legal ou mediante autorização expressa do cliente.
No caso de ser necessário o recurso a subcontratantes de países terceiros, a INOVTRAD assegura, na medida do possível, através de documento escrito que aquelas entidades cumprem com todas as obrigações legais em matéria de proteção de dados.
12. MEDIDAS DE SEGURANÇA
A INOVTRAD tem implementadas medidas organizativas, processos e sistemas de segurança adequados para proteger os dados pessoais que detém contra a destruição, a alteração e o acesso não autorizados, incluindo:
- procedimento de cópias de segurança com uma periodicidade regular;
- mecanismos de controlo de acessos aos sistemas de informação: palavras-passe;
- instalação de sistemas de firewall e antivírus;
- navegação segura no website, através da utilização de um certificado SSL;
- certificado de segurança de e-mail (criptografia);
- instalações protegidas com videovigilância, alarmes, controlo de acessos;
- programa de sensibilização e formação dos trabalhadores;
- implementação de procedimento de tratamento de dados pessoais, acompanhado por uma equipa consultora externa: HALE Business Consulting.
13. SUBCONTRATANTES
A INOVTRAD, através de documento escrito, exige dos seus subcontratantes a adoção de medidas de segurança.
Assim, este mesmo documento deverá obrigar a que o subcontratante proteja os dados pessoais contra a sua divulgação e os trate apenas em conformidade com as instruções da INOVTRAD. Além disso, exigirá que o subcontratante implemente medidas técnicas e organizacionais apropriadas para a proteção dos dados pessoais, bem como procedimentos de notificação, em caso de violação de dados pessoais.
14. DIREITOS DOS TITULARES
Enquanto titular dos dados, a INOVTRAD garante-lhe o exercício dos seguintes direitos:
1- Direito de informação - direito de receber informações, aquando da sua recolha, sobre as condições do tratamento de dados pessoais;
2 - Direito de acesso - direito de obter confirmação de que os dados pessoais são ou não objeto de tratamento e, se for o caso, ter acesso aos seus dados pessoais;
3 - Direito de retificação - direito de obter, sem demora injustificada, a retificação ou atualização dos dados pessoais inexatos;
4 - Direito de apagamento dos dados - sem demora injustificada, direito de obter o apagamento dos seus dados pessoais, dentro dos limites legalmente previstos;
5 - Direito à limitação de tratamento - direito de obter a limitação do tratamento;
6 - Direito de portabilidade - direito de receber os dados pessoais que lhe digam respeito e que tenha fornecido num formato de uso corrente e de leitura automática;
7 - Direito de não ficar sujeito a decisões individuais automatizadas - direito de não ficar sujeito a nenhuma decisão tomada exclusivamente com base no tratamento automatizado dos seus dados pessoais, incluindo a definição de perfis, que produza efeitos na sua esfera jurídica ou que o afete significativamente de forma similar;
8 - Direito de oposição - direito de se opor, a qualquer momento, por motivos relacionados com a sua situação particular, ao tratamento dos dados pessoais que lhe digam respeito, nomeadamente quando os seus dados sejam tratados para efeitos de comercialização direta.
?
Os direitos descritos poderão ser exercidos, com as limitações previstas na legislação aplicável, através de envio de e-mail para o endereço de correio eletrónico inovtrad@inovtrad.com ou de carta registada com aviso de receção, dirigida à gerência da INOVTRAD – Tradução, Formação e Serviços – Unipessoal, Lda., para a Av. João XXI, N.º 627, 1º andar, Gab. 14, 4715-035 Braga.
Ao titular de dados pessoais acresce ainda o direito de apresentar reclamações junto da Autoridade de Controlo (CNPD - Comissão Nacional de Proteção de Dados), relativamente a matérias relacionadas com o tratamento dos seus dados pessoais.
15. VIOLAÇÕES DE DADOS PESSOAIS
Em caso de violação de dados, e na medida em que tal violação seja suscetível de implicar um elevado risco para os direitos e liberdades do titular dos dados, a INOVTRAD, enquanto Responsável pelo Tratamento, comunica diretamente à Autoridade de Controlo a violação de dados pessoais, no prazo de 72 horas a contar do conhecimento do incidente. Caso se assuma como subcontratante, compromete-se a comunicar o incidente ao Responsável pelo Tratamento dos dados pessoais, no prazo estabelecido.
16. COOKIES
Ao navegar no website da INOVTRAD são utilizados “cookies” que não recolhem informação que identifique o utilizador, sendo as informações recolhidas genéricas, designadamente a forma como os utilizadores chegam e utilizam a página.
O recurso a “cookies” permitirá à INOVTRAD controlar o número de visitas e estudos estatísticos, bem como assegurar que o site funciona corretamente.
17. ALTERAÇÕES À POLÍTICA
A INOVTRAD reserva-se o direito de, a todo o tempo, introduzir alterações ao presente documento para o adequar às práticas desenvolvidas ou a futuras mudanças legislativas ou regulamentares. A versão atualizada estará sempre disponível na sede da INOVTRAD ou no website www.inovtrad.com.
Versão 1.0 – janeiro de 2019